Para generar dinero, debes saber cómo manejarlo
Uno de los conceptos más importantes que los emprendedores deben comprender y dominar es cómo gestionar las finanzas de su negocio. Muchas personas sueñan con lanzar una empresa y hacer su propio dinero en lugar de ayudar a que otra persona se enriquezca. Este sueño puede hacerse realidad solo si sabes cómo manejar el dinero. Aquí están mis 10 claves principales para gestionar eficazmente las finanzas de tu negocio.
Comprende tus números
Muchos emprendedores comienzan un negocio pensando: «Voy a vender esto, cobrar eso y llevarme tanto a casa». No es tan fácil.
Cuando inicias un negocio, debes comprender todos los números involucrados. Aquí tienes los conceptos básicos, en pocas palabras:
- Ventas/Ingresos: el dinero que obtienes por la venta de tu producto o servicio.
- Costos: cuánto te cuesta realizar esa venta.
- Gastos: costos operativos como materias primas, mano de obra, alquiler, servicios públicos, seguros y marketing.
- Ingreso neto: lo que queda de tus ingresos después de restar los costos y gastos.
Los negocios en diferentes industrias suelen tener diferentes relaciones entre costos, gastos e ingresos, por ejemplo:
Servicios
- costos: 20% a 30%
- gastos operativos: 50% a 60%
- ingreso neto: 10% a 20%
Retail
- costos: 60% a 70%
- gastos operativos: 20% a 30%
- ingreso neto: 2% a 10%
Restaurantes
- costos: 30% a 40%
- gastos operativos: 20% a 30%
- mano de obra: 30% a 40%
- ingreso neto: 5% a 10%
Crea un presupuesto
La segunda clave más importante para una gestión financiera exitosa de un negocio es el presupuesto. Un presupuesto se centra en cuánto dinero gana y gasta el negocio, y establece metas para el próximo año.
Cada año, en otoño, analizo mis números para ver cómo le va al negocio y qué necesita para tener éxito. Utilizo el presupuesto como un mapa para establecer metas de ingresos y ganancias y determinar cuánto tendré que gastar para alcanzarlas.
Analiza tus márgenes de beneficio
Siempre, siempre, siempre analiza tus márgenes de beneficio y mantente al tanto de tus costos y gastos. Sólo así podrás ser creativo con tus números, por ejemplo, ajustando precios, reduciendo costos o gastos, para mejorar tus cifras.
El margen de beneficio es una relación financiera que mide cuánto beneficio genera tu empresa por cada dólar de ingreso que genera. Se calcula dividiendo el ingreso neto entre el total de ingresos, y luego multiplicando el resultado por 100 para obtener un porcentaje.
Por ejemplo, una empresa con $1 millón de ingresos y $200,000 de ingreso neto tiene un margen de beneficio del 20%. En términos más simples, la empresa obtiene un beneficio de $20 por cada $100 de ingresos que genera, o 20 centavos por cada dólar.
¿Dije siempre?
Controla tu flujo de efectivo
Un error común que cometen muchos emprendedores es equiparar la venta de sus productos o servicios con tener dinero en el banco. No funciona así.
Cuando haces una venta, no te pagan de inmediato. Las empresas suelen tener 30 días para realizar un pago. Aunque estés generando esa venta en este momento (y quieras celebrarlo con un crucero todo incluido a Hawái), no verás ni un centavo hasta dentro de al menos otro mes. Ese dinero no está en el banco y aún no está disponible como flujo de efectivo.
Para tener éxito, un negocio necesita dinero en el banco. Por eso las empresas siempre se esfuerzan por pagar a los proveedores lo más lento posible y cobrar dinero de los clientes lo más rápido posible. Como todos quieren lo mismo, mantener un flujo de efectivo positivo puede ser un desafío.
Separa tus finanzas personales y empresariales
Esta es otra clave súper importante para el éxito. Si se descuida, puede acabar rápidamente con tu negocio.
Cuando tienes tu propia empresa, es posible que te tientes a difuminar los límites entre tus intereses personales y tus intereses comerciales ¡No lo hagas!
Tu negocio te permite vivir tu sueño de ser emprendedor y tener (o trabajar para) el estilo de vida que deseas, así que no te metas con la caja registradora. Asígnate un pequeño salario al principio, y a medida que tu negocio crezca, tu salario también lo hará.
Construye buenas relaciones con tus proveedores
Tu negocio depende no solo de los clientes, sino también de las personas que te proporcionan los productos y servicios que necesitas para fabricar y vender tus propios productos y servicios.
Las relaciones comerciales basadas en una buena relación y confianza son fundamentales. ¿Por qué? Porque cuando te encuentres en una situación difícil (por ejemplo, pagos o plazos), tus proveedores estarán dispuestos a colaborar contigo. Si los tratas mal, si no logras desarrollar buenas relaciones, cuando necesites ayuda, y créeme, la necesitarás, ellos no estarán allí.
Así que trata bien a tus proveedores, es más, trátalos excepcionalmente bien.
Mantente al tanto de las cuentas por cobrar
Conozco a muchos profesionales, abogados, médicos, freelancers, que son diligentes para vender y proporcionar sus servicios, pero se olvidan de facturar a sus clientes. ¿Su excusa? «No tengo tiempo para hacer la facturación». ¿No tienes tiempo para facturar a tus clientes? ¿Cómo esperas mantener tu negocio?
La facturación, o emisión de facturas, es lo primero que debes hacer, a veces incluso antes de entregar el producto o servicio que acabas de vender. Cuanto más tiempo esperes para enviar la factura, más tiempo tendrás que esperar para cobrar el dinero.
Además de facturar rápidamente, debes hacer seguimiento para asegurarte de cobrar lo más pronto posible. Como dice Shakira: «Las mujeres ya no lloran. Facturan». Pero la clave no es solo facturar a tus clientes. Debes cobrar los pagos.
Es lógico, ¿verdad? Sin embargo, te sorprendería la cantidad de emprendedores que no lo entienden. Te pongo un ejemplo de una conversación que he tenido con varios emprendedores:
- Emprendedor orgulloso: «¡Tengo $100,000 en la calle!»
- Carlos: «¡Genial! ¿Está en el banco?»
- Emprendedor: «Bueno, aún no he enviado la factura.»
- Carlos: «¿Qué quieres decir con que no has enviado la factura?»
- Emprendedor: «No he tenido tiempo. Facturar es un fastidio.»
- Carlos: «Perder tu negocio es un fastidio aún mayor.»
Amigos, el dinero no crece en los árboles y los pagos no se realizan sin facturas.
Planifica a largo plazo
La gestión financiera efectiva requiere un plan a largo plazo que incluya un presupuesto y estrategias centradas en lograr objetivos específicos durante varios años.
Esto es muy importante porque no puedes establecer metas, definir una dirección clara y asignar recursos en busca de esos objetivos sin planificar con anticipación. Tener un plan a largo plazo ayuda a tomar decisiones comerciales más inteligentes, mejorar el rendimiento de tu empresa y obtener mejores resultados.
Crea un fondo de emergencia
Cuando muchos clientes deciden pagar tarde un mes o te enfrentas a interrupciones imprevistas en tu negocio, un fondo de emergencia te proporciona el efectivo necesario para seguir operando.
Un fondo de emergencia salvó a mi agencia de marketing digital en más de una ocasión. El huracán María en 2017 y la reciente pandemia de Covid-19 obligaron a muchas empresas a declararse en quiebra y cerrar permanentemente. Mi negocio sobrevivió porque tenía un fondo de emergencia que proporcionó suficiente flujo de efectivo para continuar operando.
Trabaja con profesionales financieros
Si quieres que las cosas se hagan bien, y créeme, lo quieres, necesitas tener a profesionales financieros a tu lado, a veces a tu derecha y también a tu izquierda. Contadores, asesores financieros, agentes de seguros, asesores fiscales y banqueros de inversión, entre otros profesionales financieros, pueden ayudarte a desarrollar un presupuesto, vigilar tus márgenes, crear estados financieros mensuales y trimestrales, gestionar tu flujo de efectivo y realizar inversiones sólidas, entre otras cosas. No esperes hasta que los necesites para contratarlos.
Reflexiones finales
La gestión financiera efectiva es crucial para el éxito de tu negocio. Es lo que puede mostrarte el dinero, asegurarte de tener un modelo de negocio sostenible y pagar ese crucero a Hawái.
Recuerda, los emprendedores que construyen negocios exitosos ayudan a crear riqueza y empleo y promueven una sociedad próspera en la que todos podemos avanzar.
